1. Introducción

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QuadFocus S.A.S. reconoce la importancia de garantizar la protección de los datos personales de las personas naturales con las que se relaciona en el desarrollo de sus actividades. Por ello, adopta la presente Política de Tratamiento de Datos Personales, con el propósito de establecer los lineamientos que orientan la recolección, almacenamiento, uso, circulación, actualización, transmisión, transferencia, conservación y eliminación de la información personal tratada por la organización.

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En desarrollo de sus actividades, QuadFocus S.A.S. podrá tratar datos personales de clientes, proveedores, aliados estratégicos y demás titulares de la información.

La presente política se adopta en cumplimiento de la Constitución Política de Colombia, la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1074 de 2015 y las demás disposiciones que regulan la protección de datos personales, reafirmando el compromiso de QuadFocus S.A.S. con el respeto por la privacidad, la transparencia y el tratamiento responsable de la información.

2. Objetivo

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Establecer los lineamientos para el tratamiento de los datos personales recolectados por QuadFocus S.A.S., garantizando la protección de los derechos de los titulares y el cumplimiento de la normativa colombiana aplicable en materia de protección de datos personales.

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Así mismo, esta política busca definir las responsabilidades, principios y procedimientos que orientan el tratamiento de la información personal, promoviendo prácticas seguras y transparentes que generen confianza entre los titulares y la organización.

3. Alcance

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La presente política aplica a todos los datos personales tratados por QuadFocus S.A.S. en el desarrollo de sus actividades comerciales, administrativas, contractuales y operativas, independientemente del medio físico o electrónico en el que se encuentren almacenados.

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Su cumplimiento es obligatorio para todos los colaboradores, directivos, contratistas, proveedores y terceros que, en ejercicio de sus funciones o en virtud de una relación contractual con QuadFocus S.A.S., tengan acceso a datos personales o participen en cualquier etapa de su tratamiento.

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Esta política aplica al tratamiento de datos personales de:

• Clientes y clientes potenciales

• Proveedores y contratistas

• Aliados estratégicos

• Visitantes del sitio web

• Cualquier otra persona natural cuyos datos personales sean tratados por QuadFocus S.A.S.

4. Marco normativo

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La presente política se fundamenta en las disposiciones legales colombianas que regulan el tratamiento de datos personales, así como en aquellas que las modifiquen, adicionen o sustituyan. En particular:

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• Constitución Política de Colombia, artículo 15, que reconoce el derecho fundamental al habeas data, la intimidad y el buen nombre.

• Ley 1266 de 2008, que regula el manejo de la información contenida en bases de datos personales, especialmente la financiera, crediticia, comercial y de servicios.

• Ley Estatutaria 1581 de 2012, Por la cual se dictan disposiciones generales para la protección de datos personales, junto con el Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015 y demás decretos reglamentarios que definan su ámbito de aplicación.

• Sentencia C-748 de 2011, que declaró la constitucionalidad de la Ley Estatutaria de Protección de Datos Personales, reafirmando los derechos a la intimidad y la autodeterminación informativa.

• Instrucciones de la Superintendencia de Industria y Comercio, en ejercicio de la función establecida en el artículo 21 de la Ley 1581, así como la Circular Única y demás normas relacionadas con la protección de datos personales.

5. Definiciones

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Para efectos de la presente política, se adoptan las siguientes definiciones:

• Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado otorgado por el titular para llevar a cabo el tratamiento de sus datos personales.

• Base de datos: Conjunto organizado de datos personales que es objeto de tratamiento.

• Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una persona natural identificada o identificable.

• Dato sensible: Información que afecta la intimidad del titular o cuyo uso indebido puede generar discriminación, como los datos relacionados con el estado de salud, datos biométricos, origen étnico, convicciones religiosas o filosóficas, opiniones políticas, afiliación sindical, orientación sexual, entre otros definidos por la legislación vigente.

• Encargado del tratamiento: Persona natural o jurídica que realiza el tratamiento de datos personales por cuenta del responsable.

• Responsable del tratamiento: Persona natural o jurídica que decide sobre la base de datos y las finalidades del tratamiento de los datos personales.

• Titular: Persona natural cuyos datos personales son objeto de tratamiento.

• Tratamiento: Cualquier operación realizada sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación, actualización, transmisión, transferencia, conservación o eliminación.

6. Responsable del tratamiento

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QuadFocus S.A.S. es la responsable del tratamiento de los datos personales recolectados en desarrollo de sus actividades y velará por el cumplimiento de las obligaciones establecidas en la legislación colombiana sobre protección de datos personales.

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La organización dispondrá de canales de atención para que los titulares puedan ejercer sus derechos, presentar consultas, solicitudes o reclamos relacionados con el tratamiento de sus datos personales.

 
7. Principios para el tratamiento de datos personales

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QuadFocus S.A.S. realizará el tratamiento de los datos personales de conformidad con los principios establecidos en la legislación colombiana, garantizando el respeto por los derechos de los titulares y promoviendo un tratamiento responsable, transparente y seguro de la información.

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En desarrollo de esta política, la organización observará los siguientes principios:

• Legalidad: El tratamiento de los datos personales se realizará conforme a la normativa vigente.

• Finalidad: Los datos personales serán tratados para finalidades legítimas, específicas e informadas al titular.

• Libertad: El tratamiento se realizará con la autorización del titular, salvo las excepciones previstas en la ley.

• Veracidad o calidad: La información deberá ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.

• Transparencia: El titular podrá conocer, en cualquier momento, la información relacionada con el tratamiento de sus datos personales.

• Acceso y circulación restringida: El acceso a los datos personales estará limitado a las personas autorizadas y únicamente para el cumplimiento de las finalidades previstas en esta política.

• Seguridad: QuadFocus S.A.S. implementará medidas administrativas, técnicas y organizacionales orientadas a proteger los datos personales contra el acceso no autorizado, pérdida, alteración, divulgación o uso indebido.

• Confidencialidad: Toda persona que intervenga en el tratamiento de datos personales deberá garantizar la reserva de la información, incluso después de finalizar su relación con la organización, salvo obligación legal en contrario.

8. Categorías de datos personales tratados

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De acuerdo con la naturaleza de sus actividades, QuadFocus S.A.S. podrá tratar datos personales de diferentes categorías, siempre que sean adecuados, pertinentes y necesarios para el cumplimiento de las finalidades descritas en la presente política.

Entre los datos que la organización podrá tratar se encuentran:

8.1 Datos de identificación

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Información que permite identificar al titular, tales como nombres y apellidos, tipo y número de documento de identidad, nacionalidad, fecha de nacimiento y demás datos de identificación.

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8.2 Datos de contacto

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Información necesaria para establecer comunicación con el titular, como dirección física, correo electrónico, número de teléfono, ciudad de residencia y demás datos de contacto.

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8.3 Datos profesionales y comerciales

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Información relacionada con el cargo, la empresa a la que pertenece el titular, el área de desempeño, certificaciones profesionales u otra información necesaria para la gestión de relaciones comerciales, la prestación de los servicios ofrecidos por QuadFocus S.A.S., así como para la gestión de las relaciones con clientes, proveedores y aliados.

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8.4 Datos contractuales, financieros y tributarios

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Información requerida para la celebración, ejecución y seguimiento de contratos, así como para procesos de facturación, pagos, cumplimiento de obligaciones tributarias, contables y administrativas.

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8.5 Datos relacionados con la prestación de los servicios

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Información suministrada por clientes o usuarios durante la ejecución de proyectos, consultorías, implementaciones, actividades de soporte, capacitaciones y demás servicios ofrecidos por QuadFocus S.A.S.

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8.6 Datos de navegación

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Cuando los usuarios visiten el sitio web de QuadFocus S.A.S., podrán recopilarse datos técnicos y de navegación obtenidos mediante cookies u otras tecnologías similares, con el fin de facilitar el funcionamiento del sitio web, mejorar la experiencia de navegación y obtener información estadística sobre su uso, de conformidad con la configuración autorizada por el usuario.

9. Finalidades del tratamiento de los datos personales

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QuadFocus S.A.S. tratará los datos personales conforme a la relación existente con cada titular y únicamente para el desarrollo de sus actividades comerciales, administrativas, contractuales y de prestación de servicios tecnológicos.

Las principales finalidades del tratamiento son las siguientes:

9.1 Clientes y clientes potenciales:

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Los datos personales podrán ser tratados para:

• Atender solicitudes de información, demostraciones, reuniones comerciales y cotizaciones.

• Gestionar la relación comercial y contractual con los clientes.

• Ejecutar proyectos de consultoría, implementación y soporte de soluciones tecnológicas.

• Configurar, parametrizar, administrar y mantener plataformas tecnológicas contratadas por los clientes.

• Gestionar solicitudes, incidentes, requerimientos y casos de soporte.

• Coordinar actividades de capacitación, acompañamiento y transferencia de conocimiento.

• Gestionar procesos de facturación, recaudo y cartera.

• Realizar encuestas de satisfacción y actividades de mejora continua.

• Enviar información sobre productos, servicios, eventos, capacitaciones y novedades, cuando exista autorización o una relación comercial que lo permita.

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9.2 Proveedores y contratistas:

 

Los datos personales podrán ser tratados para:

• Evaluar y seleccionar proveedores.

• Gestionar procesos de contratación.

• Administrar la ejecución de contratos.

• Realizar pagos.

• Verificar el cumplimiento de requisitos legales y contractuales.

• Mantener comunicación relacionada con los bienes o servicios contratados.

9.3 Usuarios del sitio web

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Los datos personales suministrados a través del sitio web podrán ser utilizados para:

• Dar respuesta a consultas o solicitudes de información.

• Atender solicitudes comerciales.

• Gestionar formularios de contacto.

• Mejorar la experiencia de navegación.

• Analizar el uso del sitio web mediante herramientas de analítica.

• Garantizar la seguridad y el adecuado funcionamiento del sitio web.

9.4 Cumplimiento de obligaciones legales

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QuadFocus S.A.S. podrá tratar datos personales cuando sea necesario para:

• Cumplir obligaciones legales, contractuales, tributarias y regulatorias.

• Atender requerimientos de autoridades competentes.

• Ejercer la defensa de sus derechos.

• Gestionar procesos internos de auditoría, control y gestión del riesgo.

10. Derechos de los titulares

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Los titulares de los datos personales tendrán derecho a:

• Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales.

• Solicitar prueba de la autorización otorgada para el tratamiento de sus datos, cuando sea aplicable.

• Ser informados sobre el uso dado a sus datos personales.

• Presentar consultas y reclamos relacionados con el tratamiento de sus datos personales.

• Solicitar la supresión de sus datos cuando sea procedente conforme a la ley.

• Revocar la autorización otorgada para el tratamiento de sus datos, cuando ello sea legalmente procedente.

• Acceder de forma gratuita a sus datos personales.

• Presentar quejas ante la autoridad competente, cuando corresponda y conforme a la legislación vigente.

11. Deberes de QuadFocus S.A.S.

 

Como responsable del tratamiento de los datos personales, QuadFocus S.A.S. se compromete a:

• Garantizar el ejercicio de los derechos de los titulares.

• Solicitar la autorización cuando sea requerida por la ley.

• Conservar la información bajo condiciones de seguridad que impidan su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado.

• Actualizar la información cuando sea necesario.

• Tramitar oportunamente las consultas y reclamos presentados por los titulares.

• Informar a los encargados del tratamiento sobre las obligaciones relacionadas con la protección de datos personales.

• Cumplir las demás obligaciones establecidas en la legislación colombiana sobre protección de datos personales.

12.Autorización para el tratamiento de datos personales

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QuadFocus S.A.S. realizará el tratamiento de los datos personales con la autorización previa, expresa e informada del titular, salvo las excepciones previstas en la legislación vigente.

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La autorización podrá obtenerse por cualquier medio que permita su consulta posterior, incluyendo documentos físicos, medios electrónicos, formularios del sitio web, correos electrónicos o cualquier otro mecanismo que permita demostrar que el titular autorizó el tratamiento de sus datos personales.

 

La autorización comprenderá las finalidades informadas al titular al momento de la recolección de los datos personales.

13.Casos en los que no se requiere autorización

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De conformidad con la legislación colombiana, QuadFocus S.A.S. podrá realizar el tratamiento de datos personales sin autorización previa del titular en los siguientes casos:

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• Cuando la información sea requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales.

• Cuando se trate de datos de naturaleza pública.

• En casos de urgencia médica o sanitaria.

• Cuando el tratamiento sea autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos.

• En los demás casos expresamente establecidos por la normativa vigente.

14.Tratamiento de datos sensibles

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QuadFocus S.A.S. evitará solicitar datos sensibles, salvo cuando sean estrictamente necesarios para el cumplimiento de obligaciones legales, contractuales o para la adecuada prestación de los servicios.

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Cuando sea necesario tratar datos sensibles, la organización informará al titular que el suministro de esta información es facultativo y solicitará la autorización correspondiente, salvo las excepciones previstas por la ley.

15.Tratamiento de datos personales por cuenta de terceros

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Cuando, en desarrollo de sus servicios, QuadFocus S.A.S. actúe como encargado del tratamiento de datos personales por cuenta de un cliente, tratará dichos datos únicamente de acuerdo con las instrucciones impartidas por el cliente, en su calidad de responsable del tratamiento, las obligaciones contractuales suscritas y la legislación aplicable.

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La organización adoptará las medidas necesarias para garantizar la confidencialidad, integridad y disponibilidad de la información a la que tenga acceso durante la prestación de dichos servicios.

16. Conservación de los datos personales

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QuadFocus S.A.S. conservará los datos personales únicamente durante el tiempo que resulte necesario para cumplir las finalidades para las cuales fueron recolectados, atender obligaciones legales, contractuales, contables o tributarias y resolver posibles responsabilidades derivadas del tratamiento.

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Una vez cumplidas dichas finalidades y vencidos los términos legales de conservación, los datos personales serán eliminados o conservados únicamente cuando exista una obligación legal que así lo exija.

17. Medidas de seguridad

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QuadFocus S.A.S. implementa las medidas necesarias para proteger los datos personales contra el acceso no autorizado, pérdida, alteración, destrucción, divulgación o cualquier tratamiento no autorizado.

Como parte de su compromiso con la protección de los datos personales, la organización implementa medidas como:

• Controles de acceso a la información.

• Gestión de usuarios y permisos.

• Mecanismos de autenticación para el acceso a los sistemas de información.

• Copias de seguridad y procedimientos de recuperación.

• Acuerdos de confidencialidad cuando sean aplicables.

• Capacitación y sensibilización de colaboradores sobre protección de datos personales y seguridad de la información.

• Revisión y mejora continua de los controles implementados.

18.Procedimiento para consultas

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Los titulares podrán presentar consultas relacionadas con los datos personales tratados por QuadFocus S.A.S. a través de los canales de atención definidos por la organización.

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Las consultas serán atendidas dentro de los términos establecidos en la legislación colombiana. Cuando no sea posible responder dentro del plazo legal, QuadFocus S.A.S. informará al titular los motivos de la demora y la fecha en la que se dará respuesta.

19.Procedimiento para reclamos

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Cuando el titular considere que la información contenida en una base de datos debe ser corregida, actualizada o suprimida, o cuando advierta un posible incumplimiento de la normativa sobre protección de datos personales, podrá presentar un reclamo ante QuadFocus S.A.S.

El reclamo deberá contener, como mínimo:

• Nombre e identificación del titular.

• Datos de contacto.

• Descripción clara de los hechos que originan la solicitud.

• Documentos que soporten el reclamo, cuando sea necesario.

QuadFocus S.A.S. dará trámite a los reclamos dentro de los términos establecidos por la legislación vigente.

20.Responsable del tratamiento

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QuadFocus S.A.S. es la responsable del tratamiento de los datos personales objeto de la presente política.

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La organización ha designado al Oficial de Seguridad de la Información como responsable de atender las peticiones, consultas y reclamos relacionados con el tratamiento de datos personales, así como las solicitudes de actualización, rectificación y supresión de la información, de conformidad con la Ley 1581 de 2012.

 

• Responsable: Oficial de Seguridad de la Información

• Proceso: Sistema de Gestión de Seguridad de la Información (SGSI)

• Correo electrónico: info@quadfocus.com

• Teléfono: +57 (318) 372 3070

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21.Vigencia

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La presente Política de Tratamiento de Datos Personales rige a partir de la fecha de su aprobación y permanecerá vigente mientras QuadFocus S.A.S. realice el tratamiento de datos personales en desarrollo de sus actividades.

 

La organización podrá modificar esta política cuando sea necesario para atender cambios normativos, organizacionales o relacionados con la prestación de sus servicios.

 

Toda modificación será publicada oportunamente a través del sitio web institucional y de los demás medios que QuadFocus S.A.S. considere pertinentes.

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22. Actualización

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Agosto de 2026